Het terminologiesysteem van DG Tolken omvat de volgende elementen:
Glossaria
De glossaria (woordenlijsten) van DG Tolken zijn in de loop der jaren samengesteld door de terminologen van het DG Tolken en door de tolken zelf, ongeacht of zij lid waren van het Terminologicanetwerk (een netwerk van vertegenwoordigers van elke eenheid voor vertolking) of niet. Ze zijn gebaseerd op kennis die door de tolken is opgedaan bij vergaderingen binnen en buiten de Commissie en door vergelijking van externe documenten die in verschillende talen bestaan.
Daarnaast bestaan er heel wat glossaria van externe organisaties (VN-organisaties, OESO, enz.). In totaal telt de database momenteel 1.089 glossaria met in totaal meer dan 200.000 termen.
Lithos
Lithos is een door DG Tolken zelf ontwikkelde zoekmachine. De tolken kunnen alle glossaria van DG tolken ermee doorzoeken op basis van voorgedefinieerde profielen. Elke maand worden nieuwe termen en glossaria in de onderliggende database opgenomen.
Lithos heeft voor tolken een groot voordeel ten opzichte van andere zoekmachines zoals IATE:
Het systeem kan zowel online (bij de voorbereiding van de te tolken vergadering) als offline worden gebruikt. De volledige inhoud van Lithos kan namelijk worden gedownload zodat de tolken ook offline in alle glossaria van DG Tolken kunnen zoeken, wat handig is bij dienstreizen en bij bilaterale vertolking.
Vergaderingen voorbereiden
Vóór een vergadering worden er op het intranet van DG Tolken (SCICnet) zogenaamde meeting preparation pages (voorbereidingspagina's) aangemaakt. Ze bieden niet alleen toegang tot de glossaria en tot Lithos, maar ook tot tal van andere terminologiebanken, documenten en tools: zoals IATE (interinstitutionele terminologiedatabank), Euramis (vertaalgeheugens van DG Vertaling), EUR-Lex (EU-wetgevingsdatabank), online-woordenboeken, de persberichten van de Europese Commissie, landeninformatie, enz.
Meeting blog
Het meeting blog (vergaderingsblog) is een instrument waarmee tolken terminologie en andere voor de vergadering relevante informatie uitwisselen. Via dit blog geven ze bijvoorbeeld aan de tolken van de volgende vergadering door welke artikelen van een Commissievoorstel er aan de orde zullen komen, zodat ze weten waarop ze zich bij de voorbereiding moeten concentreren.
Via het blog wisselen ze ook termen uit die in bepaalde vergaderingen vaak worden gebruikt of plotseling populair worden ("buzzwords"). Later worden zulke termen dan vaak ook in de glossaria opgenomen.
MPS
De MPS of meeting preparation sheet (voorbereidingsblad) is een hulpmiddel dat het midden houdt tussen terminologie en documentatie. Op de MPS staat essentiële informatie over de vergadering, zoals de naam van het comité, de werkgroep of het forum, de namen van de leden, het mandaat, of er gestemd wordt of niet, de naam van voorzitter, de onderwerpen die aan bod komen, enz.
Terminologicanetwerk
De meeste informatie die in het terminologiesysteem van DG Tolken wordt opgenomen wordt verzameld door de twee fulltime-terminologen van DG Tolken, twee "rotateurs" (tolken die één dag per week terminologiewerk doen) en het Terminologicanetwerk, waarin twee vertegenwoordigers van elke cabine samen glossaria samenstellen en terminologieproblemen bespreken. Ze komen komen hiervoor enkele keren per jaar bijeen.
Cursussen
De terminologen van DG Tolken organiseren ook verschillende cursussen (meeting preparation courses) om de fijne kneepjes van het terminologiesysteem van DG Tolken uit te leggen aan nieuwkomers en meer ervaren tolken.